Ugrás a tartalomhoz

Térbeli döntéselőkészítés 3., A projekt végrehajtása

Márkus Béla (2010)

Nyugat-magyarországi Egyetem

3.4 Kommunikáció

3.4 Kommunikáció

A kommunikáció alapvető célja az érintettek tájékoztatása:

  • az elvégzendő feladatokról,

  • az elkészült dokumentációról,

  • a tapasztalatokról, tanulságokról,

  • a változásokról, szükséges beavatkozásokról.

A projekt során a kommunikáció több szinten valósul meg: a projekt belső kommunikációja, a projekt és a szervezet közötti kommunikáció, a projekt és a szervezeten kívüli szereplők közötti kommunikáció.

3.2. ábra. Minta a projekt kommunikáció szabályozására (Forrás: ÁROP-1.A.2/A/2008-0036)

Ebben a fejezetben a kommunikációnak három kiemelt formájával (a jelentésekkel, az értekezletekkel és a tárgyalástechnikával) foglalkozunk, mert ezek a projektmenedzsmentben különösen jelentősek.

A projektmenedzsernek az előzőekben ismertetett alapadatokon túl összefoglaló jelentésekre is szüksége van az egyes projektszakaszok, tevékenységek felelőseitől. Ugyancsak jelentéseket igényelnek a projekt állapotáról a projektirányítás különböző szintjein álló személyek és testületek, illetve a szervezet felső vezetése, menedzsmentje. Jelentésekben ölthet testet a projekt-team tagjainak tájékoztatása is.

Az írásos kommunikációnak tehát meglehetősen hangsúlyos szerepe van a projekt irányításában, ellenőrzésében. Ezért célszerű a jelentési kötelezettséggel tartozók munkáját nemcsak megkönnyíteni, hanem hatékonyabbá is tenni azáltal, hogy a jelentések egy előre meghatározott szabványos formát írunk elő. A forma kialakításához felhasználhatók pl. összefoglaló táblázatok, grafikonok.

Az irányítás és a végrehajtás különböző szintjei természetesen nem ugyanazokat a részletességű és gyakoriságú információkat igénylik, így különböző szintek számára más-más jelentési forma alakítható ki.

A team-tagok tájékoztatására nehezebb általánosan használható jelentései formát kidolgozni, hiszen az nagymértékben függ a konkrét tevékenységtől, hatáskörtől. Fontos azonban hangsúlyozni, hogy a projekt egészének állapotáról szóló rendszeres tájékoztatás a team-tagok és a projekt kivitelezésében közreműködő valamennyi személy számára lényeges. Ez ugyanis a visszacsatolás egyik formája, ami jelentős szerepet játszik az elkötelezettség, a projekt (és a szervezet) iránti lojalitás megerősítése szempontjából.

A menedzsment, felső vezetés számára készülő jelentések már jobban formalizálhatók. Ezeknek tipikusan a következő kérdésekre kell választ adniuk, ennek megfelelően tartalmilag ilyen felépítésűek:

  1. Helyzetkép: A jelentés első részében rövid áttekintést kell adni az előző jelentés óta bekövetkezett változásokról, előrehaladásról. Ez felsorolásszerűen tartalmazza az elért eredményeket és azokat a legfontosabb eseményeket, amelyeknek jelentős hatása volt a projektre. A felsorolást célszerű kiegészíteni az elmúlt egy-két hónap kulcseseményei tervezett és tényleges bekövetkezésének feltüntetésével.

  2. Teendők: Miután a helyzetet felvázoltuk, írjuk le, hogy rövid távon milyen irányt vesz a projekt, azaz melyek azok az események, amelyek a következő jelentés időpontjáig esedékesek lesznek. E fejezet formailag megegyező az előbbivel, vagyis a várható események egy-két mondatos leírását tartalmazza felsorolásszerűen, ami itt is kiegészülhet a következő egy-két hónap kulcseseményeire vonatkozó határidőkkel.

  3. Költségvetés: Különösen fontos, hogy a költségvetés aktuális állapotáról szóló rész vizuálisan is világos, egyértelmű legyen. Erre a célra például egy egyszerű diagram a tervezett és a tényleges költségekről, akár elegendő is lehet. Ha a kettő között jelentősebb eltérés van, akkor adjunk rövid magyarázatot az eltérésre. Részletes grafikonok és táblázatok, bővebb adathalmaz kizárólag akkor szükséges, ha a projekt menetében komoly problémák jelentkeztek.

  4. Problémák: Ez a fejezet felvázolja a projekt során felvetődött problémákat, és javaslatot kér a probléma megoldására. Természetesen a jelentésekben nem kell minden problémát jelezni, csak azokat, amelyek a projekt előírás szerinti végrehajtását veszélyeztetik, illetve amelyeket a jelentés készítője saját hatáskörben nem tud megoldani. Fontos a probléma pontos, világos ábrázolása, és azt is egyértelművé kell tenni, hogy miben van szükség segítségre, milyen döntéseket, intézkedéseket várunk.

3.4.1 Megbeszélések, értekezletek

A jelentések, írásos tájékoztatók mellett a projektkontroll legelterjedtebb eszközei a munkamegbeszélések, értekezletek. A következőkben csak a projektáttekintő értekezletekről lesz szó, amelyek célja az előrehaladás áttekintése és értékelése. Ilyen értekezleteket rendszeres időközönként, hetente, vagy akár naponta célszerű tartani. Feladata, hogy a projekt-team tagjai esetleg más meghívottak megállapítsák az előrehaladás mértékét, a projekt aktuális állapotát, elemezzék a felmerült problémákat, határozzanak a megteendő lépésekről és a végrehajtandó feladatokról. Mindez kiterjed az ütemezésre, az erőforrások felhasználására és a projekt termékének minőségét meghatározó egyéb jellemzőkre.

A projektáttekintő értekezletek tipikus napirendi pontjai:

  • az előző értekezlet óta bekövetkezett eredmények;

  • a tényleges és tervezett határidők összevetése;

  • a tényleges és tervezett költségek összevetése, az eltérések indoklása;

  • a problémák és a megoldásukra teendő intézkedések, továbbá az esetleges külső segítségre vonatkozó igények meghatározása;

  • tervek a következő időszakra;

  • egyéb aktuális témák;

  • a megbeszéltekből adódó feladatok és határidők rögzítése, valamint

  • a következő értekezlet helyszínének és időpontjának kijelölése.

Minden értekezlet sikerességének kulcsa az értekezletre való előzetes felkészülés, ami az alábbiakat foglalja magában:

  • Az értekezlet céljának meghatározása.

  • A napirend kialakítása. A fontosabb témák kerüljenek az értekezlet elejére. Minden napirendi pont esetén tervezzük meg a szükséges időtartamot is, és azt tüntessük fel a meghívón. Tisztázzuk az egyes napirendi pontok előadóit és célját is.

  • A résztvevők meghatározása. Szükségtelen, hogy a projektben érintett és közreműködő valamennyi személy részt vegyen minden értekezleten. Minél nagyobb a létszám, annál nehezebb kezelni.

  • Az előadó felkészítése. Nem szükségszerű, hogy minden témát a projektmenedzser adjon elő, különösen a speciális szakmai kérdések esetében célszerű azt megfelelő szakemberre bízni. Célszerű, ha a projektmenedzser és az előadó az előadást, az értekezlet előtt együttesen áttekintik.

Az értekezleteket az esetek többségében a projektmenedzser vezeti. Ennek során a legalapvetőbb követelmény a napirend betartása és betartatása tartalmában és időtartamában egyaránt. Ez azért is fontos, mert a tapasztalatok szerint értekezleti környezetben az emberek átlagosan csupán másfél óráig képesek produktívak maradni.

Az értekezlet vezetése során a projektmenedzsernek természetesen figyelembe kell vennie, hogy ő felelős a projekt egészéért. Így pl. felhasználhatja az értekezleteket a team-tagok motiválására, háttér információk beszerzésére (pl. személyes problémák, elégedetlenség). Ügyelnie kell arra, hogy a projekt egyik eleme se szorulhasson háttérbe, de ne legyenek fölösleges ismétlések sem; javaslatokat tehet és orientálhatja a résztvevőket a problémák megoldása érdekében.

Az értekezletek közül különös figyelmet érdemel a projekt kivitelezési időszakában tartott első és utolsó megbeszélés.

A projektindító értekezlet (kick-off meeting) célja a projekt formális elindítása. Formája szerint lehet előadás, szeminárium vagy műhelymunka is. Az eseményen a projekt kimenetele és eredménye szempontjából jelentős és meghatározó személyek mindegyikének célszerű részt venni. Egyik legfontosabb célja ugyanis éppen az érdekeltek mielőbbi bevonása, a felelősségek és az ehhez szükséges hatáskörök megerősítése. Ezen túl ez az első fórum, ahol az érdekelteknek el lehet magyarázni a projekt határait, céljait, az erőforrásokat és az azokra vonatkozó döntési kompetenciákat. Lehetőség van a tervek részletes elemzésére, megbeszélésére, egységes értelmezésére, továbbá bepillantást enged a projekt szervezetébe és az alkalmazott módszerekbe.

A projekt formálisan a projektzáró értekezlettel ér véget. Ennek célja, hogy ellenőrizze, elvégezték-e az összes előírt feladatot, illetve rendelkezésre állnak-e a projekt lezárásához szükséges információk, dokumentumok. A projektzáró értekezleten mindezeket egy projektértékelő jelentésben, és esetleg egy átadás-átvételi jegyzőkönyvben dokumentálni.

3.4.2 Tárgyalástechnika

A projektmenedzser, a team tagjai különböző tárgyalásokat folytatnak pl. szolgáltatások, anyagok, eszközök beszerzésére, anyagi vagy akár erkölcsi támogatás megszerzésére, emberi erőforrások alkalmazására, együttműködés kialakítására stb.

A tárgyalás általánosan fogalmazva olyan megbeszélésnek tekinthető, amelynek célja a megállapodás (egyetértés), mivel egyik félnek sincs meg a lehetősége (vagy a szándéka), hogy a kikényszerítse a csak neki megfelelő eredményt.

3.3. ábra. A tárgyalás a közös érdekek meghatározására szolgál (http://www.targyalastechnika.com)

A tárgyalás gyakorisága és fontossága miatt célszerű megismerni azokat a legfontosabb alapszabályokat, amelyek elősegítik a hatékonyságát:

  1. Készülj fel a tárgyalásra! Tisztázzuk magunkban, hogy milyen eredményt szeretnénk elérni, és próbáljuk előzetesen megismerni a partner szándékait is. Készüljünk fel arra az esetre is, hogy nem tudunk megállapodásra jutni. Legyenek alternatíváink, mert minél rugalmasabbak tudunk lenni, annál jobbak az alkupozícióink.

  2. Maximáld az időtartamot! Ennek hiányában a tárgyalások gyakran túlságosan elhúzódnak. Az időkorlát mindkét felet gazdaságos időkihasználásra, ezáltal hatékonyabb részvételre készteti.

  3. Segítsd a partneredet! A tárgyaláson a partner problémája a mi problémánk is. Próbáljuk a másik szemszögéből vizsgálni a dolgokat és dolgozzunk ki olyan megoldásokat, amely mindenki igényeinek megfelel.

  4. Hallgass! Az aktív, figyelmes hallgatás a tárgyalás egyik kötelező eleme. A tárgyalás teljes időtartamát a partnerrel felezzük el, ne beszéljünk az idő 50 százalékánál többet. Ha csendre van szükség, hogy valaki összeszedje a gondolatait, ne próbáljuk azt az időt a beszéddel kitölteni.

  5. Jegyzetelj! Az előrehaladás, a részmegállapodások, a még megoldatlan problémák folyamatos figyelemmel kísérése érdekében ne hagyatkozzunk csupán az emlékezetünkre, hanem készítsünk feljegyzéseket. A tárgyalás végén az eredményeket, esetleg a kész megállapodást foglaljuk össze az emlékeztetőben.

  6. Csökkentsd a nézőpontok eltérését! A kritika elnyomja a kreativitást. Ne alapozzuk feltételezésekre a partner nézőpontjának megismerését, tegyünk fel kérdéseket annak megismerésére.

  7. Kerüld az ultimátumot! Az ultimátum vagy megadásra, vagy harcra készteti a másik felet. Egyik esetben sem a kívánt együttműködést érjük tehát el.

  8. Ne halogasd szükségessé vált bocsánatkérést! Ne személyes mentegetőzés legyen ez, hanem a szituációért kell elnézést kérni. Ha az ellenségesnek tűnő megjegyzésekre hasonló stílusban válaszolunk, az félreviszi a tárgyalás menetét, s az ellenfél legyőzése lesz a cél.

  9. Légy kreatív! Legyen meg bennünk a hajlandóság, hogy időt szánjunk a problémák szokásostól eltérő megoldási lehetőségeinek megkeresésére.

  10. Köss üzletet! Törekedjünk kölcsönös előnyökön alapuló megoldások keresésére. Ne adjunk semmit ellenszolgáltatás nélkül.