Ugrás a tartalomhoz

Térbeli döntéselőkészítés 1., Menedzsment alapok

Márkus Béla (2010)

Nyugat-magyarországi Egyetem

1.7 Csoportos alkotás

1.7 Csoportos alkotás

A csoport - két vagy több személy együttműködése valamely cél elérésére. Gyakorlati tapasztalatok bizonyítják, hogy a csoportos döntések minősége általában jobb, mint az egyéni döntéseké. A csoportban kialakuló összetartás és egyetértés nagy segítség a döntések végrehajtásában. A csoportos döntések esetében két megoldási alapesetet különböztethetünk meg:

  1. Statisztizált döntésről beszélünk, amikor a csoport tagjai egymástól függetlenül nyilvánítanak véleményt, és a véleményeket azután valamilyen statisztikai eljárással értékelik.

  2. Interaktív döntésről van szó, amikor a csoport tagjai között közvetlen vagy közvetett interakciók (kölcsönhatások) vannak. Közvetlenül interaktív csoportnak minősül a hagyományos típusú értekezlet, csoportos megbeszélés stb.

Vizsgálatok igazolják, hogy az interaktív megoldási forma a döntés minőségét tekintve általában előnyösebb az egyéni döntéssel és a statisztizált csoporttal szemben. A megfelelő feltételek megteremtése fontos, mert egyébként az interaktív formájú csoportos döntéseket a csoportfolyamatok dinamikája torzíthatja. A következőkben két módszert ismertetünk részletesebben, ezek az ötletbörze és az NCM.

1.7.1 Ötletbörze

Az ötletbörze (gyakoribb neve „brainstorming”) csoportos kreatív eljárás. Egy előre megadott kérdéssel, problémával kapcsolatban a résztvevők ötleteket, megoldási javaslatokat keresnek. A véleményeket, ötleteket, javaslatokat stb. a teremben jól látható módon rögzítjük. A vélemények, ötletek megalkotása az értékelésüktől elkülönül.

1.5. ábra. Az ötletbörzén az elhangzott ötleteket jól látható módon közzétesszük

A módszer alkalmazása során néhány alapvető szabályt be kell tartani. Ezek a következők:

  • a résztvevők csak a megadott témával foglalkozzanak,

  • minden elhangzott gondolatot rögzíteni kell, ez mások ötletét is továbbfejleszti, módosítja,

  • a sorrend tetszőleges, ahogy a résztvevők eszébe jut,

  • a témán kívül a fantázia szabad csapongását semmi sem kötheti meg,

  • kerülni kell mindenféle bírálatot vagy dícséretet, az értékelés később következik.

A már leírt véleményeket, ötleteket néhány kérdés felvetésével a résztvevők továbfejleszthetik, bővíthetik, módosíthatják. A továbbfejlesztő, módosító kérdések:

  • Kik? Miért? Hogyan? Kikkel? Mivel?

  • Mi másra alkalmas?

  • Mihez hasonlítható?

  • Ha egy kicsit megváltoztatnám a formáját, a sorrendjét, a felületét stb.?

  • Ha egy kicsit módosítanám?

  • Hogyan tudnánk átalakítani, kijavítani, kicserélni stb.?

  • Hogyan tudnánk felhasználni másutt, más módon, időben stb.?

Az ötletbörze alkalmazható:

  • megoldatlan feladatok kreatív módon történő megközelítésére,

  • problémák megoldási változatainak kialakítására,

  • a feladat megoldásában számításba jöhető személyek kiválasztására,

  • jelentősebb értekezletek napirendi pontjainak meghatározására stb.

Előnyei:

  • a probléma megoldását elősegítő ötletek, javaslatok kerülhetnek felszínre, egyik ötlet szüli a másikat,

  • rövid idő (max. 1 óra) alatt nagyszámú vélemény, elgondolás ismerhető meg,

  • megfelelő irányítás mellett a résztvevők magas színvonalú motivációja mindvégig fenntartható,

  • résztvevők véleményük, elgondolásuk elmondásában nincsenek akadályozva.

Hátrányai:

  • Alá-fölérendelt viszonyban álló személyek esetében a vélemények szabad kifejtése akadályozott,

  • a csoportot kisszámú, hangadó személy uralhatja,

  • nem megfelelő értekezlet-vezető esetén időt rabló, nem célravezető irányba tévedhet a megbeszélés,

  • a vélemények, elgondolások nem eléggé gyors rögzítésénél a megbeszélés elhúzódik.

Az ötletbörze hasonlít a gyöngyhalász munkájához. a gyöngyhalász, amikor gyöngyöt keres, igyekszik egy lemerüléssel minél több kagylót összegyűjteni. Mikor felmerül, megvizsgálja a felhozott kagylókat. A lemerülés eredményes volt, ha valamelyik kagyló gyöngyszemet tartalmaz. Minél több kagyló gyűlik össze egy lemerüléssel, annál biztosabb az igazgyöngyöt tartalmazó kagyló. Az ötletbörze sokféleképpen bonyolítható le. Számos változata ismert.

1.7.2 Nominális Csoport Módszer (NCM)

Az NCM esetében a csoport tagjai egymás jelenlétében, de egymástól függetlenül az adott kérdéssel kapcsolatos valamennyi véleményét, elgondolását leírja. Ezután a csoport tagjai a leírtakat pontonként (ötletenként), a csoportban körbe-körbejárva ismertetik, amelyet a teremben jól olvashatóan rögzítünk. A leírt véleményeket, ötleteket a csoport tagjai megbeszélik, értelmezik, tisztázzák. A tényezők jelentésének tisztázása után ezeket rangsorolják, esetenként összevonják, módosítják. A csoport együttes véleményét egy végső szavazás eredményeinek összegzése fejezi ki. Az írásbeli szavazás, pontozás során (egy határozott szabály alapján) mindenki kinyilvánítja véleményét. A szavazást megelőzően csak meggyőző okfejtéssel lehet az egyes résztvevők értékítéletére hatni.

Alkalmazható a ötletbörzénél leírt esetekben, de azon túlmenően alkalmas kész tervek, tanulmányok stb. erősségeinek és gyenge pontjainak feltárására és súlyozására.

Előnyei:

  • az NCM értekezletek légköre jelentősen eltér a hagyományos értekezletekétől, rendkívül kellemes, elégedett, aktív csoportmagatartást biztosít,

  • minden csoporttagnak azonos a lehetősége véleménye előterjesztésére,

  • a felírt vélemények tanulmányozhatók, elősegítik újabb elgondolások születését, megakadályozzák azonos tartalmú, de más szavakkal megfogalmazott javaslatok felvételét,

  • a céltól eltérő meddő viták elkerülhetők,

  • felszínre kerülhetnek a rejtett elgondolások és a burkolt csoportvélemények, a kisebbségi vélemények és elgondolások is kellő súlyt kapnak,

  • végszavazással a vélemények, elgondolások fontossága megállapítható, ez megakadályozza, hogy egy kis csoport dominánsá váljon,

  • a kidolgozott modell, javaslat - mivel a döntéshozók aktív közreműködésével született - a gyakorlatban gyorsabban és zökkenőmentesebben bevezethető és működtetése eredményesebb lehet.

Hátrányai:

  • nagyobb számú résztvevő esetén a csoportdinamika kevésbé érvényesül,

  • mindvégig fegyelmezett magatartást, cél-orientált összpontosítást kíván,

  • a csoport tagjai között személyi ellentétek a csoportmagatartást károsan befolyásolják.

1.7.3 Kommunikáció

A csoportos alkotás előtt, közben és után folyamatosan kommunikálnunk kell. A kommunikáció információátvitelt jelent (egy átviteli csatornán keresztül) az információ forrásától mások (vevők) felé egy érthető üzenet formájában.

A kommunikáció alapmodellje

Ha a forrás egy menedzser, akkor a vevő általában egy vagy több alkalmazott vagy érintetett fél; az üzenet egy utasítás, valamilyen teendő elvégzésére. A menedzsernek az utasítást érthetően kell megfogalmaznia (kódolás), hogy az utasítást fogadó beosztott egyértelműen interpretálja, megértse (dekódolja). Az átvitelre egy megfelelő kommunikációs csatornát kell választani. Ebben az esetben a szóbeli utasítás valószínűleg hatékonyabb, mint az írásos. A megértés vagy végrehajtás ellenőrzésére célszerű a fogadót visszakérdezni, beszámoltatni (visszacsatolás). A zaj ugyancsak fontos eleme a rendszernek. A zaj zavarja, eltorzítja az üzenetet. A fizikai zajon kívül, sok egyéb létezik (gondoljunk pl. a telefonbeszélgetést érthetetlenné tevő elektromos zajra).

3.3. ábra. A kommunikáció alapmodellje (Forrás: http://www.inf.unideb.hu/~bodai/menedzs/PPPP_mix.html)

A személyes kommunikáció történhet szóban, írásban, egyéb nem-verbális módon (pl. gesztikuláció). Az utóbbi évtizedben az elektronikus kommunikáció rohamosan és széleskörben elterjedt.

Kommunikációs utak

  1. Formális: a menedzsment által tervezett

    • Fentről-le: Esetenként meg kell magyarázni, hogy mire szolgál egy adott utasítás, hogyan kapcsolódik más tevékenységekhez, el kell mondani, hogy miért született a politikai döntés, mit jelent pontosan a kitűzött vállalati cél vagy hatásköri leírás.

    • Lentről-fel: alapvetően a visszacsatolás, a beosztottak véleményének, javaslatainak megismerése miatt fontos.

    • Horizontális: az egységek közötti információcsere szélesíti a látókört, a közös célok teljesülésének folyamatát.

    • Kifelé irányuló: pl. a szervezetnek a környezettel, a sajtóval való kommunikációja.

  2. Informális: a formálist kiegészítő, nem szabályozott pl.:

    • helyszin

      • étterem,

      • sportklub,

      • vállalati rendezvények,

      • közös kirándulások stb.

    • terjedés

      • vonalmenti - egymásnak adják át,

      • pletykafészek - egy személy terjeszti,

      • fürt jellegű - a vonalmenti és a pletyka keveréke,

      • véletlenszerű.

Kommunikációs problémák

A kommunikációs problémák adódhatnak

  • a rossz időzítésből - pl. a fogadó figyelme megosztott,

  • elégtelen információból, az utasítás félreérthető volta vagy túlságos tömörsége miatt stb. - a menedzser fogalmazzon korrekt módon, általánosan elfogadott, a beosztottai előtt is ismert jelöléseket alkalmazzon,

  • nem megfelelő csatorna alkalmazásából - nem mindegy, hogy írásban, telefonon vagy négyszemközt adjuk ki az utasítást. Az írott üzenet előnye, hogy a feladó az elküldés előtt áttanulmányozza, és ha szükséges korrigálja. A négyszemközti beszélgetésben az üzenet személyesebb lehet, olyan is elhangozhat, amit írásban vagy telefonon nem jelentettünk volna ki,

  • az előképzettségből, meggyőződésből - az emberek nem szívesen hallanak olyan információt, amelyik ellentmond korábbi elképzeléseiknek. Ilyenkor előszeretettel torzítják az üzenet a számukra elfogadható formába.

A kommunikációs problémák megszüntetése nagyon fontos. Nézzünk erre néhány technikát:

  • Megfelelő legyen az időzítés! Kerüljük a zavaró momentumokat!

  • Kerüljük a félreérthetőséget! Egyszerűsítsük a kommunikációt, a hosszú körmondatok és bonyolult nyelvezet helyett használjunk egyszerű tőmondatokat.

  • Hallgassuk meg a másik felet is! Ez a legegyszerűbb módja kommunikáció javításának.

  • Kérjünk visszajelzéseket! A menedzserek gyakran azt gondolják, hogy a kétutas kommunikáció felesleges. Ez valóban időigényes, de fontos és bonyolult tevékenységeknél elengedhetetlen.

  • Azonosuljunk a másik ember nézőpontjával! A hatékony kommunikáció megköveteli, hogy a fogadó megértse, hogy a másik mit gondol.

Videokonferencia

Az info-kommunikációs technológiák új eszközöket biztosítanak a csoportos alkotás támogatására. A videokonferencia a vizuális kommunikáció leghatékonyabb és legköltségkímélőbb válfaja. Lehetővé teszi a közvetlen, interaktív és magas színvonalú kommunikációt egyszerre több felhasználó között. Megmaradnak a személyes tárgyalás előnyei (látja tárgyalópartnerei gesztusait, arckifejezését, a szavak mögé láthat), ugyanakkor nem kell azok költséges és esetenként időigényes körülményeivel foglalkozni (utazás, szállás).

A vizuális kommunikáción kívül a videokonferencia-berendezések segítségével táblázatok, grafikonok, videoképanyagok is továbbíthatók. A rendszerek a videokonferenciázás alapelemein kívül (kamera, monitor, beépített mikrofon, hangszóró) a távértekezletek minden egyéb szükséges kiegészítőjét is tartalmazzák (dokumentumkamera, videomagnó és számítógép-csatlakoztatás, fax, internetelérés stb.).

A videokonferencia üzleti tárgyalások, prezentációk, tréningek, távoktatási programok, konzultációk lebonyolítására, bel- és külföldi információszerzésre és szolgáltatásra alkalmas.