Ugrás a tartalomhoz

Projektmenedzsment

Dr. Daróczi Miklós

Szent István Egyetem

5. fejezet - A projektciklus

5. fejezet - A projektciklus

A projektek komplex tevékenységek sorozataként foghatók fel és a szervezeti stratégia megvalósításának építőelemeit jelentik. A szervezeti stratégiák és a belőlük származó projektek közötti kölcsönös összefüggés követelménye, hogy magát a projektfolyamatot is stratégiaorientáltan szemléljük. A projektsiker elérése érdekében a projektvezetőnek, a projektcsoport tagjainak és a projektben érintett valamennyi vezetőnek stratégiaorientált szemlélet alapján kell a projektekhez és azok folyamatához viszonyulni.

Minden projektre jellemző, hogy négy jól felismerhető fázison megy keresztül. A legáltalánosabb megfogalmazás szerint a négy fázis (5.1. ábra) a:

  • koncepció,

  • tervezés, szervezés,

  • végrehajtás, (realizálás),

  • befejezés.

5.1. ábra: A projekt életciklusa

A koncepció helyes kialakítása a sikeres projekt szempontjából a legfontosabb fázis. A leglényegesebb információ a határidőre megvalósítandó projekt tömören megfogalmazott célkitűzése. A projekt definiálási szakaszában az elérendő célokról az adott projekt vevőjével, a projekteredmény későbbi használóival többszörösen szükséges egyeztetni.

E fázisban szükséges tisztázni a projekt pontos elvárásait, a sikeres teljesítés kritériumait a pénzügyi és egyéb mérőszámok meghatározása mellett. A lényeges kommunikációs csatornák és a felelősségek föltérképezése, valamint a rendelkezésre álló erőforrás- és egyéb korlátok pontosítása is e fázis feladatai.

A projekt elfogadására vonatkozó döntés meghozatala előtt, átfogó jellegű tanulmánytervet kell készíteni. A koncepció fázis végén meg kell állapodni a vevővel a világosan és egyértelműen dokumentált a projektcélokról és a tervezési paraméterekről.

A tervezés, szervezés során az első fázisban megfogalmazott célkitűzéseket, elemi munkacsomagokra kell lebontani. Ez a fentről lefelé történő tervezési eljárás a komplex és bonyolult projektekben is segíti a konkrétan elvégzendő tevékenységek, részfeladatok meghatározását. A tervezés során elkészül a tevékenységek időrendi ütemezése, az erőforrás- és költségterve, amelyek a projektkontroll alapjául szolgálnak. További célja e fázisnak a kockázatelemzés, illetve a különböző tervváltozatok kialakítása is.

A végrehajtás (realizálás) a terv teljesítésére koncentrál. E fázisban menedzselni kell a szinte törvényszerűen bekövetkező változásokat, eltéréseket, állandó helyzetjelentéseket kell készíteni és a szükséges beavatkozásokat is meg kell tenni a komolyabb eltérések észlelésekor. A projekt-team tagjait, a felső vezetést és a vevőt tájékoztatni kell a projekt előrehaladásáról, a kiadások és költségek alakulásáról, valamint az előrelátható kedvezőtlen eseményekről. A jelentési rendszer részeként átfogó projektnyilvántartást kell vezetni, amely a fölmerülő problémák részleteit és azok elhárítási módját tartalmazza.

A befejezés fázisában kerül sor a projektjelentések elemzésére. Az elemzésből nyert sokrétű információ későbbi projektek esetében is hasznos lehet. Az elemzés tartalmazza az alkalmazott módszerek sikerét, a projekt-team egyes tagjainak teljesítményét és a különböző beszállítók megbízhatóságát. A megfelelő visszacsatolás és értékelés biztosítja a szervezet tanulását. Gyakorló szakemberek megfigyelése szerint ennek ellenére sok projekt marad lezáratlanul.

Az egyes fázisok akár külön-külön is önálló projektet alkothatnak. Egy projektnek általában egy projektmenedzsere van, de ha a fázisok különállóak, akkor minden fázisnak lehet külön projektmenedzsere.

A projektciklus általános modellje

A stratégiaorientált szemléletmódnak megfelelően alakítható ki egy olyan általános projektciklus-modell, amelynek középpontjában a szervezeti stratégia található, hangsúlyozva annak fontosságát.

A projektciklus, vagy műszaki projektek esetén a létesítménymegvalósítási ciklus (5.2. ábra), a projektmegvalósítás logikáját követve, négy tevékenységi szakaszból és három döntési pontból áll. A ciklus főbb szakaszai a következők:

Fontos hangsúlyozni tehát, hogy a ciklus első szakasza a szervezet stratégiájából indul ki és az utolsó szakasz is oda tér vissza, azaz a projektmegvalósítása során mindig a szervezeti stratégiát kell a középpontba helyezni.

5.2. ábra: A projektciklus általános modellje

A projektkialakítási (előkészítési) szakaszban kerül sor a vonatkozó stratégiai cél alapján a projekt (létesítmény) iránti igény megfogalmazására és a projektváltozatok (létesítményvariációk) kialakítására. A különféle projektötletek szelektálása az előzetes megvalósíthatósági tanulmányok alapján történik. Az egyes projektváltozatok közötti döntést ezek a tanulmányok segítik. A döntés eredményeként a projekttulajdonos (beruházó) egy konkrét műszaki, pénzügyi és időbeli paraméterekkel meghatározott projekt megvalósítására szánja el magát. Ennek realizálásához készül a kiválasztott változatra vonatkozó megvalósíthatósági tanulmány, amely több résztanulmányból áll és a megvalósítandó projekt első, koncepcionálisan és formálisan is megfogalmazott leírása.

Az első döntési pontban kerülnek rögzítésre az elsődleges projektcélok:

  • az elérendő eredmény (műszaki / teljesítmény paraméterek),

  • az időkorlát,

  • és a költségkeret.

Az odaítélési szakaszban a beruházó döntést hoz arra vonatkozóan, hogy saját szervezetén kívül mely szervezet, vagy szervezetek és milyen formában vegyenek részt a projekt (létesítmény) teljesítésében (fizikai megvalósításában). E szakasznak különösen a külső projektek (szervezeten kívüli közreműködők a megvalósításban) esetében van komoly szerepe. Ezen fázis meghatározó tevékenysége a projektstratégia helyes kialakítása, amely döntően befolyásolja a teljesítés körülményeit. Magának a projektstratégiának a kialakítása is egy döntési folyamat eredménye, ami arra irányul, hogy a teljesítésben résztvevők milyen mértékben és milyen módon viselik a felelősséget és a kockázatot a projekteredmény létrehozásáért. Az odaítélés szakasza a következő főbb tevékenységekből áll:

  • a projektstratégia kialakítása (szerződés típusa, pénzügyi elszámolás módja),

  • a potenciális vállalkozók előzetes minősítése,

  • a tender dokumentáció kialakítása;

  • az ajánlatok értékelése;

  • a szerződés(ek) létrehozása.

A második döntési pontban történik meg

  • az eredményekért (a komplettségért, a működőképességért, a teljesítmény és/vagy műszaki paraméterekért),

  • a teljesítés időtartamáért és

  • költségeiért való felelősség, illetve

  • az ezekkel összefüggő kockázatok allokációjának rögzítése.

A teljesítési szakaszban, azaz a harmadik szakaszban, a projekt tartalmának megfelelő tevékenységi folyamatok teljesítése történik, amely például beruházási projektek esetén a következő főbb tevékenységekből áll:

  • tervezés,

  • beszállítás,

  • építés-szerelés,

  • üzembe helyezés,

  • próbaüzem.

Az egyes tevékenységek közötti kapcsolatok jellege elsősorban a kialakított projektstratégiától függ. A projektkontroll jelentősége e szakaszban a legnagyobb.

A harmadik döntési pontban a projekteredménynek, illetve a teljesítmény és/vagy műszaki paramétereinek elfogadása, átadás-átvétele történik.

A negyedik szakaszban, amely egyben az utolsó szakaszban az utóelemzés zajlik, amelynek főbb tevékenységei:

  • az elkészült projekteredmény szervezeti stratégiához való illeszkedésének vizsgálata, elsősorban a stratégiai célok elérése szempontjából,

  • a projekt megvalósítási folyamatának elemzése, a fontosabb tanulságok levonása és a tapasztalatok rendszerezése céljából.

Az ismertetett projektciklus-modell egyes szakaszai nem határolódnak élesen el egymástól. Az egyes szakaszok, illetve tevékenységek közötti átfedés mértéke a projekttulajdonos által választott projektstratégiától függ.