Ugrás a tartalomhoz

Energetikai hatékonysági programok kidolgozása és menedzsmentje

Mészáros Géza (2012)

EDUTUS Főiskola

Program és projekt – kommunikáció és PR

Program és projekt – kommunikáció és PR

Minden program és projekt megvalósításának fontos eleme, hogy a résztvevők együttműködése zökkenőmentes legyen, folyamatos legyen az információáramlás a projektirányítás és a projektet megvalósító szervezet vezetősége között, amennyiben külső forrást is igénybe vesznek a projekthez, akkor kiemelten fontos, hogy a támogató, a közreműködő szervezet és a projekt vezetése között a kölcsönös tájékoztatás működjön. Emellett lényeges, hogy a projektek, programok eredményeit minél szélesebb körben megismertessék a szakmai és közvéleménnyel egyaránt.

E lecke célja az energiahatékonysági programokkal és projektekkel kapcsolatos kommunikációs, információs és tájékoztatási jellegű ismeretek összefoglalása.

A programok és projektek kommunikációs feladatai

A kommunikáció a projekt életciklusának összes szakaszát végigköveti a projektötlet megszületésének pillanatától egészen a projektzárásig, és még azután is. A projektvezető munkájának egyik legfontosabb eleme a kommunikáció, hiszen bármilyen feladatot is lát el, azt információközlés nélkül nem tehetné. A projektvezető a projekt során információt közöl munkatársaival, a projekt megvalósításában részt vevő szereplőkkel, támogatókkal, partnerekkel és együttműködőkkel, a célcsoporttal, és még a széles nyilvánossággal is.

Az információáramoltatással kapcsolatos feladatok gyakorisága és sokrétűsége megkövetelik, hogy ne hagyjuk a véletlenre, hanem részletekbe menően tervezzük meg a projekten belüli és a projekt külvilága felé irányuló projektkommunikációt.

A projektkommunikáció kettős irányú. A belső kommunikáció a projektszervezeten belüli kommunikációt jelenti, míg a külső kommunikáció tágabb fogalom, magában foglalja a projektszervezeten kívüli, de a projektbe valamilyen módon bevont, a megvalósításban valamilyen módon részt vevő szereplők irányába történő kommunikációt.

Belső kommunikáció

A belső kommunikáció hatékonyságát az határozza meg, hogy sikerül-e a megfelelő információt mindig a megfelelő szakértőkhöz, munkatársakhoz eljuttatni vagy nem. A belső projektkommunikáció két gyakori hibája a kommunikáció hiánya, amikor senki nem tudja, mit kell tenni, mi változott, mi történt, valamint a túlzó kommunikáció, és annak eredményeképpen létrejött információdömping, amikor a projekttel kapcsolatos összes információ mindenkit válogatás nélkül utolér. A belső kommunikáció tervezése éppen ezért ennek a két szélsőséges állapotnak a megelőzését szolgája, azt, hogy a kommunikáció célirányos legyen.

A belső kommunikáció szabályai mindig a projekt és a projektszervezet jellegétől, sajátosságaitól függnek. A belső kommunikációs szabályrendszer tervezése során a következő szempontokat szükséges mérlegelni:

  • A projektmegvalósítás során milyen célból kell kommunikálnunk?

  • Az írásbeli (pl. feljegyzések, tájékoztatások, jelentések, levelezés) és szóbeli (pl. egyeztetések, megbeszélések, értekezletek) kommunikációs eszközöket milyen célra és milyen időközönként használjuk a projektmegvalósítás során?

  • Az írásbeli kommunikáció egyes eszközeihez szükséges-e mintadokumentumokat használnunk?

  • A projekten belüli információáramlás követi-e a projektszervezet szervezeti ábráját (fölérendelt és alárendelt közötti, valamint mellérendelt munkatársak közötti információáramlás), ha nem, milyen új szabályok érvényesek?

  • A projekt minden belső szereplőjére vonatkozó, általános információk megosztása hogyan, milyen eszközök segítségével történik? Milyen esetben elegendő a levélben történő tájékoztatás, és mikor kötelező a személyes egyeztetés?

  • A projektvezető kikkel közöl, és kiktől kap közvetlen módon információt? A kommunikációs feladatai ellátásában milyen segítségre van szüksége?

  • A partnerszervezetekkel történő kommunikáció milyen eszközöket igényel? Ki legyen a felelős a partnerszervezetekkel való kapcsolattartásért, illetve az egyes partnerek esetében kivel kell tartani a kapcsolatot?

Hatékonnyá teszi a szakmai tartalmú információáramoltatást, ha a projekttel kapcsolatos szakmai információk mindig a projektvezető vagy a szakmai vezető és az adott feladat, szakterület illetékes munkatársai, szakértői között zajlik. Ha több szakértő is együtt dolgozik egy munkacsoportban, célszerű az egyeztetést a projektvezető/szakmai vezető és a munkacsoport vezetője között lebonyolítani. A szakértői kérdések a munkacsoport vezetőjéhez érkezzenek, aki szükség esetén felsőbb szintről segítséget kér.

A szakmai munkacsoportok egymás közötti kommunikációjában lehetőség szerint használjunk back-office típusú webes felületet, olyan funkciókkal, melyek lehetővé teszik többek között a projekt elektronikus dokumentálást, a munkafolyamatok követését, a projektesemények ütemezését, a kapcsolattartást és tájékoztatást (levelezés, chat, fórum, hírlevél), a projektmunkatársak munkaterveinek, határidőinek on-line követését és a feladatok teljesítésének rögzítését. Az back-office felületek használatához felhasználói útmutató is készüljön, melyben világos, közérthető leírást adunk az egyes funkciók használatáról.

A személyes egyeztetéseknek teret adó projektértekezlet számos céllal és többféle résztvevői körrel valósulhat meg, érdemes az elején leszögezni ezek rendszerességét, célcsoportját, alapvető szabályait.

A projekttel kapcsolatos általános kérdésekben alkalmazzuk az írásbeli kommunikációt (például hírlevelek, körlevelek), de ezzel párhuzamosan, vagy kiegészítő jelleggel a projekt weboldalán is alakítsunk ki egy olyan felületet, amely a projektben részt vevő minden szereplő számára elérhető, így egy-egy tájékoztató levélben csupán arról kell hírt adnunk, hogy milyen tartalommal frissült a webes felület.

A belső információáramlás rendszerezését segíti, ha létrehozunk egy belső kommunikációs adatbázist, melyben a projekt belső munkatársainak, szakértőinek kapcsolattartási adatait rögzítjük, és a feladatmegosztás, munkacsoportokban való részvétel függvényében szabályozzuk, hogy ki milyen típusú, tartalmú információ esetében célszemély.

A projekttel kapcsolatos belső kommunikáció esetében legyen örökérvényű szabály a szóban elhangzott információk írásban történő rögzítése, tehát például egy szóbeli megállapodást, egyeztetést kövessen feljegyzés, emlékeztető, e-mail.

A belső kommunikáció szabályai minden projektmunkatárs számára legyenek elérhetők, ennek érdekében készíthetünk belső kommunikációs szabályzatot, amelyben részletesen leírjuk az egyes kommunikációs eszközök belső alkalmazásának szabályait, az információáramlás módját, mellékletként csatoljuk adott esetben a webes felület felhasználói útmutatóját, a kommunikációs adatbázist, az írásbeli kommunikációhoz kötelezően alkalmazandó egységes mintadokumentumokat.

A belső kommunikációs folyamat rendszerezésében, áttekintésében, összegzésében az alábbi táblázat segíthet:

3.3.1.1. ábra

Kommunikáció a projekt partnerek között

A belső kommunikációs egyik sajátos eleme a partnerek közötti kommunikáció. A partneri együttműködések során elengedhetetlen a partnerszervezetek közötti bizalom, de ettől függetlenül az elővigyázatosság sem árt. A partnerek közötti kommunikációnak is vannak szabályai, nézzük a legfontosabbakat:

  • A partneri szerződés, megállapodás a partnerek közötti kommunikáció alapszabálya, amely az általános és speciális felelősség- és feladatmegosztást rögzíti. Ha szükséges, kiegészítésként készítsünk belső partneri megállapodást is, amely ugyanolyan jogi értékű dokumentum.

  • Úgy alakítsunk ki a belső jelentési rendszert, hogy az a partnerek tevékenységének és pénzfelhasználásának követését is lehetővé tegye. Készítsünk havi tevékenységi és pénzügyi beszámoló mintát, természetesen összhangban a támogató által kért partneri jelentések formanyomtatványával, hiszen célunk a folyamatos követés és ellenőrzés, nem a dokumentálás bonyolítása.

  • A partnerekkel való kommunikációt írásban is rögzítsük, kérjünk mindenről hivatalos levelet, amit a válaszleveleinkkel együtt iktatunk a projekt iktatási rendje szerint.

  • A Projekt Irányító Bizottság a partnerek közötti kommunikáció és döntéshozás közös fóruma, de ez nem elegendő kapcsolattartáshoz. A projektcsapatba bevont személyeken kívül, vagy azok közül kérjük minden partner esetében egy projektfelelős (kapcsolattartó) megnevezését, akitől a képviselt partnerrel kapcsolatos összes kérdésünkre választ kaphatunk.

Külső kommunikáció

A projekt külső kommunikációja egymással szorosan összefüggő kommunikációs és marketing tevékenységeken keresztül valósul meg. Jó esetben a kommunikációs tevékenységcsomag terve már a projekttervezési szakaszban elkészül, arra is tekintettel, hogy ezek a tevékenységek sokszor nem kis erőforrásigénnyel és költséggel járnak, amelyeket be kell építeni a projekt erőforrástervébe és költségvetésébe.

A kommunikációs terv elkészítéséért és végrehajtásáért általában a projektvezető felel, akit ebben a munkában kommunikációs asszisztens is segíthet.

A kommunikációs tervnek figyelembe kell vennie a projektben részt vevők szervezeti kultúráját, a projektmunkatársak igényeit, a pénzügyi lehetőségeket és a hatékonysági követelményeket is.

A projekt kommunikációs terve

A projekt kommunikációs tervének legalább a következő tartalmi elemeket kell tartalmaznia: a kommunikáció célcsoportjai, a kommunikáció céljai, kommunikációs eszközök, tevékenységek, ütemezés, teljesítménymutatók, erőforrásigény és költségvetés.

Az Európai Unió által támogatott projektek esetében kötelező elem az információ és a nyilvánosság megvalósítása, és külön elvárás a kommunikáció gyakoriságának, egyben hatékonyságának, ellenőrizhetőségének növelése is.

A projekt kommunikációs tevékenységcsomagja úgy is elképzelhető, mint egy projekten belüli projekt, amelyet az összes többi projektkomponenssel összhangban, és egyben azok szolgálatára alaposan meg kell tervezni.

Célcsoportok

A külső kommunikáció célcsoportjai azok az intézmények, szervezetek, csoportok, amelyek nem részei a projektszervezetnek, de a projekt megvalósításában részt vesznek, illetve a projektnek valamilyen módon érintettjei. Ebbe a kategóriába tartoknak a projekt kedvezményezettjei, támogatói, valamint a széles nyilvánosság és természetesen a sajtó képviselői is.

A kommunikáció célcsoportjainak pontosítása azért fontos lépés a kommunikációs terv készítésének legelején, mert a célok és eszközök a különböző célcsoportok esetében, és néha célcsoporton belül is az igényeknek és sajátosságoknak megfelelően részben vagy akár teljes mértékben eltérnek.

Éppen ezért a kommunikáció hatékonysága érdekében érdemes célcsoport elemzést végezni, melynek célja, hogy felmérjük, kit milyen üzenettel, milyen csatornán keresztül lehet legjobban elérni, a projekt céljainak megnyerni.

A külső kommunikáció céljai

A célcsoportok függvényében a külső kommunikáció több célt is követ. Így például:

  • a külvilág, a széles nyilvánosság értesítése a projekt céljairól, tartalmáról, eredményeiről,

  • a támogatók értesítése a projekt előrehaladásáról, a megvalósítás során felmerült problémákról, változásokról,

  • a célcsoport, a kedvezményezettek, felhasználók értesítése a projektről, a projekt eredményeiről a projektben való részvétel módjáról és feltételeiről, a projekt eredményeképpen létrejött szolgáltatások, termékek igénybe vételéről.

A kommunikációs célok megfogalmazása azért fontos, mert meghatározza a kommunikáció tartalmát, befolyásolja a kommunikáció eszközeit, és kirajzolja a célcsoportok közötti esetleges átfedéseket (több célcsoportot vonatkozásában is érvényes lehet egy-egy projektkommunikációs cél).

A külső kommunikációs eszközök

A külső kommunikációra vonatkozó terv valójában a projekt reklámstratégiája, amelynek a projektet megvalósítók lehetőségeitől és kreativitásától, a projekt jellegétől, valamint a megcélzott csoportoktól függően számtalan eszköze lehet.

A külső kommunikáció eszközei közé tartoznak a tájékoztató kiadványok, a projekt honlap, a különféle szóróanyagok, sajtótájékoztatók, médiában való megjelenés, az ismertető táblák, hirdetések, a projekt eredményeit vagy a projekt egyes elemeit bemutató konferenciák, kiállítások, prezentációk, tájékoztató körutak, de ide tartozik a célcsoportokkal való személyes kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás is. A tájékoztatási eszközök kiválasztásának elsődleges szempontja, hogy a célcsoport számára elérhetők legyenek. Erre különösen akkor vigyázzunk, ha a projekt egyes termékei változatos közönséget céloznak.

A külső kommunikáció során alkalmazandó eszközök tervezése során különös figyelmet kell fordítani a projekt célcsoportjával, kedvezményezettjeivel való kommunikációra, a folyamatos kapcsolattartásra. Ne feledkezzünk meg a kötelezően alkalmazandó kommunikációs eszközökről sem (pl. információs tábla), melyek pályázati programok esetében merülnek fel.

Külső kommunikációs tevékenységek

A kommunikációs terv része a kommunikációs tevékenységeket bemutató, részletesen leíró cselekvési- és ütemterv. A tevékenységek és az eszközök egymással szoros összefüggésben vannak, így a kommunikációs tervben való megjelenési sorrend nem tükrözi feltétlenül a tervezés sorrendjét is.

A kommunikációs tevékenységek tervezésére is érvényes az a szabály, amely a projekt tevékenységeire is, amely szerint a tevékenységeket úgy kell felépítenünk, hogy azok az előre megfogalmazott célokat szolgálják.

A külső kommunikáció klasszikus tevékenységei, tevékenységcsomagjai a következők:

  • projektindítás, a projekt hivatalos megnyitása (pl. sajtótájékoztató, projektnyitó konferencia szervezése, sajtóközlemény kiküldése, együtt, vagy külön-külön),

  • rendszeres tájékoztatási tevékenységek meghatározott időközönként (havonta, negyedévente különböző kommunikációs eszközök igénybevételével történő tájékoztatás a projekt állapotáról),

  • a célcsoport tájékoztatása egy-egy projekteseményről, projekttermékről, ehhez kommunikációs eszközök létrehozása, információs események megszervezése,

  • a projekt eredményeinek széles körben történő terjesztése, azaz disszemináció, ehhez kommunikációs eszközök létrehozása,

  • projektzárás (pl. sajtótájékoztató, projektzáró konferencia, esemény szervezése, sajtóközlemény kiküldése, együtt, vagy külön-külön).

A kommunikációs tevékenységek esetében pontos tartalmi leírás is szükséges, melynek tartalmaznia kell a tevékenység során alkalmazni tervezett eszközök részletes leírását, tartalmi és formai szempontból egyaránt. Azokat a tevékenységeket is külön meg kell tervezni, amelyek egy-egy kommunikációs eszköz (pl. weboldal, információs anyagok, promóciós anyagok) létrehozását célozzák, hiszen ezeket is ütemezni kell, illetve erőforrásigényük és költségvonzatuk is van.

Az arculati kézikönyv

A projekt arculata igen fontos szerepet tölt be a projekt külső kommunikációjában, hiszen rendeltetése, hogy meghatározza a projektkommunikációs eszközök formai megjelenését, egy olyan vizuális keretrendszert képezzen, amely lefedi a projektnek a külvilág felé történő összes vizuális megnyilvánulási formáját.

Minden projekt esetében fontos, prioritást jelentő kommunikációs szempont kellene, hogy legyen az egységes arculat kialakítása és az arculati elemek kötelező alkalmazása a projekt keretében kommunikációs feladatokat ellátó vagy egyszerűen csak kommunikáló munkatársak által.

A projekt arculatára vonatkozó szabályokat az arculati kézikönyv tartalmazza. A projektmegvalósítás során az arculati kézikönyvvel kapcsolatos feladatok két irányt követnek: egyrészt a projekt arculati kézikönyvében meghatározott és részletesen leírt arculati elemek létrehozására és következetes alkalmazására, másrészt pedig – bizonyos pályázati programok keretében megvalósuló projektek esetében – a támogatási program arculati kézikönyvében előírt kötelező szabályok tiszteletben tartására.

A projekt arculati kézikönyve

A projekt arculati kézikönyve a projekt arculati elemeinek leírását és alkalmazási szabályainak bemutatását tartalmazó dokumentum.

A projekt egységes arculatának kialakítása egy olyan formai minimum, amely minden magát igényesnek tartó szervezet számára alapértelmezett. Az esztétikus megjelenés, egy-egy szép kiadványborító, a levelezőlapon, borítékon, mappán következetesen visszatérő látványelem, a projekttel kapcsolatos összes kiadvány formai összhangja jó benyomást keltenek a projektről és az azt megvalósító emberekről.

Ugyanez fordítva is igaz: nincs az a tökéletes tartalom, amelyet ne lehetne elrontani egy rosszul megtervezett, ízléstelen vizuális megjelenési formával. Éppen ezért a projektarculat kialakítását bízzuk szakemberre.

A projekt arculati kézikönyve a következő elemekre vonatkozó előírásokat, szabályokat, mintákat tartalmazhatja:

  • a projekt logója és megjelenési formái, arculati színei,

  • projektcím, szlogen alkalmazása,

  • levélpapír, boríték, fax előlap, e-mail sablon, prezentációs sablon,

  • rendezvénymeghívó,

  • névjegy,

  • mappa, jegyzettömb, golyóstoll, egyéb promóciós- és ajándéktárgyak,

  • sajtóközlemény, PR-cikk,

  • plakát, szórólap, banner, zászló,

  • projekt weboldal

  • papíralapú kiadványok esetében egységesen használandó betűtípusok, betűszínek,

  • kiadványok egységes tördelése,

  • egységes kiadványborítók.

A projekt kommunikációs költségeinek tervezése során ne feledkezzünk meg az arculati elemekhez, és egyben az arculati kézikönyv összeállításához kapcsolódó költségekről. Az arculati kézikönyv és benne a szabályok, minták önmagukban nem garantálják a projekt kifogástalan megjelenését, ehhez az is szükséges, hogy a kivitelezés megfelelő minőségű legyen. Így például a projekt keretében tervezett kiadványok, nyomtatványok esetében ne spóroljunk a tördelőszerkesztő és a borítótervező tiszteletdíján, de a nyomdaköltségen sem, a projekt weboldalának elkészítését pedig olyan tervezőre bízzuk, akinek ismerjük a munkásságát, és megfelelőnek ítéljük.

A támogatási program arculati kézikönyve

A támogatási programoknak hasonlóan a projektekhez, minden esetben van saját arculati kézikönyvük, amelynek tartalmi elemi a projekt arculati kézikönyvnél elmondottakéval többségében megegyeznek. A programok tervezésénél a projekttervezéssel azonos módon tervezik meg az arculati elemeket is.

Az Európai Unió által támogatott projekt kommunikációs tevékenységeinek tervezése és megvalósítása során kötelezően használni kell a támogatási program arculati kézikönyvét, amely iránymutatást ad a nyilvánossági és információs tevékenységek megvalósításához.

A kézikönyv használata azért fontos már a projekttervezés során, mert a támogató előírhat olyan tájékoztatási elemeket is (például sajtómegjelenést, információs táblát, matricát), amelyet minden projekt esetében alkalmazni kell. Ezek természetesen költségekkel járnak, melyek, ha kimaradnak a projekt költségvetéséből, a projektet megvalósító szervezet többletköltségeivé válnak.

A támogatási programok arculati kézikönyveinek legfontosabb elemei:

1. tájékoztatási és nyilvánossági követelmények a kommunikáció során alkalmazott eszközök esetében:

  • kiadványok,

  • projekt weboldal,

  • ényképek és audiovizuális anyagok,

  • reklámtárgyak,

  • rendezvények,

  • médiakapcsolatok,

  • eszközbeszerzések,

  • infrastrukturális és beruházási projektek nyilvánossága,

2. mellékletek, például EU-jelkép használata és utalás a pénzügyi alapra, a program logójának és szlogenjének használata, matricák kötelező mintája, hirdetőtáblák kötelező mintája, tájékoztató táblák kötelező mintája.

Program- és projektrendezvények

A program- és projektrendezvények a külső kommunikáció hatékony eszközei, olyan társas események, melyek a programmal vagy projekttel kapcsolatos információk terjesztésére, a program/projekt népszerűsítésére irányulnak. Nagyobb létszámú rendezvények esetén hatékony megoldás egy rendezvényszervező cég bevonása, amely a szervezési feladatok minden terhétől megszabadít. Vannak azonban olyan esetek is, amikor a rendezvényszervezés „házon belül” megoldható.

A projektrendezvények típusai

A projekt keretében szervezett rendezvényeket alapvetően két kategóriába soroljuk: az első kategóriát a projekt tartalmi megvalósításához kapcsolódó szakmai jellegű rendezvények, például műhelymunkák, képzések, szemináriumok képezik, a másodikat a kommunikációs, tájékoztatási és népszerűsítési célú rendezvények.

Konferencia

A konferencia kétségkívül a leggyakoribb projektrendezvény, klasszikus válfaja a nyitó és záró konferencia, de egy-egy tartalmasabb projektszakasz után a szakmai munka eredményeit is bemutathatjuk egy konferencia keretében. Programok esetében is szokásos nyitó és záró konferenciát szervezni.

A projektek keretében szervezett konferenciák ideális létszáma 50 fő, de lehet ennél kevesebb is. A konferenciák meghívott előadói a projekt által érintett szakterület, ágazat szakértői, illetve a projektmegvalósításban részt vevő szakértők. Egy-egy előadás hossza rendszerint nem haladja meg a tíz-tizenöt percet, melyet kérdések, hozzászólások követnek. A konferenciák résztvevői köre jellemzően a projekt területe iránt érdeklődőkből, szakértőkből, partnerszervezetek képviselőiből, illetékes, érintett közintézmények képviselőiből, valamint a célcsoport tagjaiból áll össze.

Kiállítás

Egy projekt keretében tájékoztatási, figyelem felkeltési céllal kiállítást is szervezhetünk a projekt során létrehozott termékek, szolgáltatások, eredmények nyilvános bemutatójához kapcsolódva.

Ez a rendezvénytípus ritkábban fordul elő önálló projektrendezvényként, pedig a célcsoport és a széles nyilvánosság tájékoztatására rendkívül látványos megoldást nyújt, különösen akkor, ha egy projekten kívüli nagyobb méretű, magas látogatottságú helyi rendezvénnyel hangolják össze. Országos programok esetében hatásos, ha annak nyitó vagy záró rendezvényét egy szakkiállításhoz kapcsolódóan tartják meg. Energiahatékonysági programok esetén az energetikai témájú szakmai vásárok és kiállítások erre jó alkalmat adnak.

Fórum

Projektek keretében akkor szervezhetünk fórumot, amikor a projekt részben vagy teljes egészében olyan közérdekű témákat érint, amelyek megvitatására célszerű bevonni a helyi lakosságot, vagy a téma szakértőit. Energiahatékonysági projektek esetén egy-egy beruházás előkészítéséhez fontos lehet az érintett lakosság vagy vállalkozások tájékoztatása, javaslataik, kéréseik beépítése a projekttervbe.

A fórumok célja nem csupán a projekten kívüli szereplőkkel történő konzultáció, hanem a népszerűsítés és a nyilvánosság, a közvélemény támogatásának elnyerése. A megfelelő terem és technikai eszközök biztosításán túl a fórum lebonyolításához egy moderátori szerepet ellátó személy is szükségeltetik.

Tájékoztató körút

Több várost, régiót lefedő információs és tájékoztatási célú, vagy ilyen komponenst is tartalmazó projektek esetében a projektrendezvények elengedhetetlen eleme a tájékoztató körút, melynek célja a projekt által érintett téma népszerűsítése, valamint a projekt eredményeivel, a projekt keretében létrehozott termékekkel, szolgáltatásokkal kapcsolatos széles körben történő tájékoztatás. A tájékoztató körutak szervezésének előfeltétele egy partneri hálózat kiépítése, amely lehetővé teszi minden állomásnál társszervező bevonását a helyi népszerűsítési és helyszíni szervezési feladatok ellátására.

Energiahatékonysági országos vagy regionális programok esetében gyakori, hogy a program elindítása előtt tájékoztató körutat szerveznek, amelyen ismertetik az induló program céljait, feltételrendszerét, és a programoz való csatlakozás – pályázati lehetőségek – módját.

Sajtótájékoztató

A sajtótájékoztató célja a széles nyilvánosság sajtón keresztüli tájékoztatása a projekttel kapcsolatos részletekről, előrehaladásról. Sajtótájékoztatót azonban csak akkor érdemes szervezni, ha a közlendők valóban közérdeklődésre tarthat számot, egyébként bőven elég a rendszeres sajtóközlemények kiadása is. A sajtóval való kapcsolattartásnak fontos szerepe van a külső kommunikációban.

A nagyobb volumenű országos energiahatékonysági programok beindítását gyakran előzi meg sajtótájékoztató, melynek előnye, hogy hatására egyidejűleg számos médium közöl hírt a program beindulásáról, és a programmal kapcsolatos információk elérhetőségeiről.

Vendéglátás

A projektrendezvények szervezésének gyakran visszatérő kérdése a vendéglátás, amelynek a projekt költségvetésétől, a vendégfogadást igénylő rendezvény jellegétől, a meghívottak számától és más tényezőtől függően sokféle formája lehet.

A vendégfogadás egyik jellegzetes módja az állófogadás, projektrendezvényekkel (például konferenciával) összekapcsolva, azok kiegészítéseként szervezik. A projektek keretében fogadást önmagában nem indokolt szervezni, de a projekt keretében szervezett konferenciáknak vagy workshopoknak része lehet a fogadás is. A projektrendezvények gyakori eleme a kávészünet is.

A vendéglátással kapcsolatos projekt költségek elszámolásánál a hazai számviteli szabályok speciális előírásokat tartalmaznak, amelyeket a projekt költség tervezésénél szem előtt kell tartani.

Rendezvényszervezési feladatok

A rendezvényszervezési feladatok négy tényező köré csoportosíthatók. A rendezvény fizikai körülményeire, a résztvevőkre, a rendezvény tartalmára, valamint a pénzügyi és adminisztratív teendőkre a rendezvény előtt, a rendezvény alatt és utána.

A projektrendezvények szervezése kisprojektek esetében lehet a projektvezető feladata, általában a végrehajtás egy projektmunkatársra vagy egy szerződött rendezvényszervező szolgáltatóra hárul. Ettől függetlenül egy projektvezetőnek tudnia kell, hogy a rendezvényszervezés folyamata milyen konkrét feladatokból áll, hiszen egy-egy szervezési munka kiszervezése, és a folyamat irányítása, ellenőrzése ezt szükségessé teszik.

A rendezvényszervezés tevékenységei

Az alábbi táblázat példaképpen bemutatja a rendezvényszervezés során felmerülő feladatokat, tevékenységeket egy konferencia megszervezésével kapcsolatban:

3.3.3.1. ábra

PR és médiakapcsolati tevékenységek

A PR (public relations) fogalmára több megfogalmazás is ismert. Ezek közül az Európai Public Relations Konföderáció (CERP) által ajánlott meghatározás a következő: A public relations a kommunikáció tudatos szervezése. A public relations menedzsmenti, irányítási tevékenység. A public relations célja elérni az egyének, a szervezetek és környezetük közötti kölcsönös megértést és létrehozni a kölcsönös előnyökön alapuló kapcsolatokat, a kétirányú kommunikáció útján. (Forrás: Magyar Public Relations Szövetség: http://www.mprsz.hu/ContentShow.aspx?ContentID=68)

A következőkben nem általában a PR és médiakapcsolatokkal, hanem ezeknek csak a programokkal és projektekkel kapcsolatos vonatkozásaival foglalkozunk, ezen belül is kiemelten olyan részekkel, amelyek az energiahatékonysági programok és projektek gyakorlatában fontosak.

A széles nyilvánosságnak a projektekről és programokról alkotott véleményét elsősorban és legnagyobb mértékben a média határozza meg. Az előző leckében bemutatott projektkommunikációs eszközök nagy része szűkebb csoportok felé irányul, specifikus tartalmakat hordoz. A projekt külső kommunikációja során a média az a közeg, amellyel a legtöbb embert, a legtöbb végső kedvezményezettet elérhetjük, és a projekt céljainak megnyerhetjük.

Programok esetében ritkábban fordul elő, de számos projekt esetében a sajtóval való kapcsolattartás kimerül az olykor kötelező projektindító és projektzáró sajtóközlemény kiküldésében, de ez önmagában nem elegendő. A következőkben e tevékenység néhány fontosabb szempontját foglaljuk össze.

A média megjelenés formái

A médián keresztül történő projektkommunikáció leggyakoribb formái a sajtóközlemény, az újságcikk, a rádió- és TV-megjelenés, az internetes megjelenés, valamint a fizetett hirdetés. Ez utóbbit magasabb költségigénye miatt akkor érdemes alkalmazni, ha a projekt keretében olyan tevékenységeket is tervezünk, amelyek a célcsoport aktív részvétele nélkül nem valósíthatók meg. Erre klasszikus példa egy képzési tevékenység, ahol egy bizonyos résztvevői létszám biztosítását vállaltuk.

Érdemes kihasználni az Európai Unió által támogatott projektek információs és tájékoztatási kötelezettségeiből adódó kommunikációs lehetőségeket a szervezet népszerűsítésére is, hiszen egy jól irányzott információközlés nemcsak a projektre, hanem a megvalósító szervezetek más tevékenységeire, szolgáltatásaira is felhívja a célcsoport figyelmét.

Fontos információ lehet, hogy egy-egy támogatási program keretében információs és tájékoztatási költségként a projekt költségvetésébe gyakorlatilag bármilyen kommunikációs tevékenység, eszköz költsége betervezhető, így például TV és rádió reklámok, fizetett hirdetések is, nyilvánvalóan a projekt méretével és jelentőségével összhangban, és a költségvetés teljes értékéhez mérten racionális keretek között.

Sajtóközlemény

A sajtón keresztül történő projektkommunikáció leggyakoribb formája a sajtóközlemény. Előnye, hogy könnyen, rövid idő alatt elkészíthető és megfelelő sajtólista segítségével pillanatok alatt célba juttatható. Ahhoz, hogy egy sajtóközleménynek hírértéke legyen, tiszteletben kell tartanunk néhány követelményt. Alapkövetelmény például, hogy a közlemény aktuális és valóban közérdekű információt tartalmazzon.

Terjedelmét tekintve a dokumentum lehetőleg ne haladja meg az egy oldalt, ha mégsem lehetséges e terjedelmi korlát betartása, a szöveg ne legyen hosszabb, mint két oldal és feltétlenül tagoljuk alcímekkel.

Szerkezeti szempontból a következő elemek megfelelő beépítésére kell figyelni:

  • A projekt és a projektet megvalósítók azonosítását szolgáló elemek: a projektet megvalósító szervezet neve, szervezeti- és projekt logó, a szervezet elérhetősége, a projekt címe, kódja, támogatója, a támogatási program megnevezése (fejlécbe foglalva).

  • Iktatószám, a sajtóközlés dátuma.

  • Rövid, tizenöt szónál nem hosszabb, figyelemfelkeltő, a közlemény tartalmával egyértelműen összefüggő cím.

  • A közlemény lényegét összefoglaló 5-6 soros, kiemelt nyitó bekezdés, a Ki? Mit? Hol? Mikor? Miért? és Hogyan? kérdésekre röviden válaszolva.

  • A nyitóbekezdésben felvezetett információkat részletező szövegtest, amely a részletek mellett a körülményeket, magyarázatokat, indítékokat is tartalmazza, minden gondolati egységet külön bekezdésbe tagolva.

  • A kapcsolattartásért felelős személy (jellemzően a projektvezető) neve, beosztása, elérhetősége.

Bizonyos támogatási programok keretében megvalósuló projektek esetében a támogató kérheti egy egységes, minden kedvezményezett számára kötelező sablon alkalmazását, ez esetben a sajtóközleményt eszerint kell elkészíteni és a támogató számára közlés előtt jóváhagyásra megküldeni.

Fizetett hirdetés

A sajtóközlemény kiküldése nem kötelezi a sajtóorgánumokat arra, hogy azt szó szerint átvegyék, leközöljék. Ehhez képest a fizetett hirdetés azzal az előnnyel jár, hogy minden változtatás nélkül, az általunk megjelölt tartalommal és paraméterek szerint megjelenik, hiszen fizetünk érte. Az írott sajtóban megjelent hirdetésen kívül a rádió és TV adta audiovizuális lehetőségekkel is élhetünk, egy-egy több régiót lefedő, nagyméretű projekt esetében érdemes rádióban és TV-ben közölhető reklámot rendelni és megjelentetni. Energiahatékonysági programok esetében szokásos egy-egy TV kampány megszervezése, amennyiben a program célja, hogy a lakosság minél szélesebb körben megismerje és részt vegyen a programban.

Újságcikk

A hivatalos sajtóközleményeken és fizetett hirdetéseken kívül a projekttel kapcsolatos újságcikkek is fontos csatornát jelentenek. Ezek rendszerint a sajtótájékoztatókon vagy személyes tájékoztatások alakalmával átadott információk alapján születnek. Ebben az esetben jut érvényre leginkább a sajtó képviselőivel kialakított személyes kapcsolat jelentősége, különösen, ha egy sajtótájékoztatót interjú, majd folyamatos érdeklődés és folyamatos sajtómegjelenés is követ.

Rádió- és TV-megjelenés

A jó médiakapcsolatok a rádió- és TV-megjelenés esetében is nagyon fontosak, hiszen az állandó hírdömpingben nehezebb helyet találni a konfliktusoktól, botrányoktól, szenzációtól mentes projekteseményeknek. Ettől függetlenül a projekt nyilvánossága szempontjából kimondottan előnyös egy-egy interjú, rövid riport, tematikus műsorban hallható-látható híradás. A kiemelten társadalmi célú és hasznú projektek esetében ez a megjelenési forma majdnem kötelező.

Internetes megjelenés

A projekt internetes megjelenése a médiamegjelentésektől függetlenül is fontos a projektet megvalósítók számára. Ezt a cél szolgálja a projekt weboldala, de erre ráerősítenek a világhálón megjelenő közlemények, cikkek, valamint egy-egy olvasottabb hírportálon elhelyezett banner (ez is fizetett hirdetés). A sajtóközleményeket a hírportálok szerkesztőségeihez is juttassuk el, a projekttel kapcsolatos sajtótájékoztatóra a hírportálok munkatársait is hívjuk meg.

Kapcsolat a média képviselőivel

A médiakapcsolatok kialakításában a projektvezetőnek partneri viszony kialakítására kell törekednie, el kell fogadnia, hogy a projekt külső megítélésében a média szerepe döntő fontosságú és tudnia kell azt is, hogy az újságírók, tudósítók hozzáállása, a pozitív médiajelenlét kellő odafigyeléssel, együttműködéssel alakítható.

A média képviselőivel való személyes kapcsolatok kialakítását és fenntartását illetően a következő feladatokra érdemes összpontosítani:

  • A projekt földrajzi hatókörébe tartozó sajtóorgánumok illetékes munkatársainak felkeresése, személyes kapcsolatfelvétel, kapcsolattartási adatok rögzítése a címlistába, sajtóadatbázisba.

  • Folyamatos, de nem zavaróan gyakori, lehetőleg személyes tájékoztatás, sajtóközlemények kiküldése névre szólóan a projekttel kapcsolatos közérdekű információkról, személyre szóló meghívók küldése a projekt nyilvános eseményeire, ha a projekt súlya indokolttá teszi, sajtó események szervezése.

  • Pontos információkat tartalmazó, megfelelő időben rendelkezésre bocsátott sajtóanyagok biztosítása a népszerűsíteni kívánt eseményekről, eredményekről, sajtótájékoztatókon írott anyagok szétosztása az újságírók között, a fontos információk kiemelésével.

  • A sajtóvisszhang nyomon követése, személyes köszönetnyilvánítás a korrekt tájékoztatásért, esetleges kisebb hibák esetén visszafogott jelzés a tájékoztatást jegyző újságíró felé, nagyobb hibák, tévedések, esetleges csúsztatások esetében a szerkesztőség felé irányuló hibaigazítási kérés.

Az energiahatékonysági programok és projektek szempontjából kedvező, hogy vannak olyan újságírók, akik kifejezetten energetikai témájú szakújságírásra specializálódtak. A velük való szoros és jó kapcsolat lehetővé teszi, hogy a programról vagy projektről megfelelő gyakoriságú és minőségű híradás legyen a médiában.

Sajtótájékoztató

A projektszervezet és a média képviselői közötti legfontosabb kommunikációs forma a sajtótájékoztató. Ettől függetlenül egy projekt keretében (és egyébként is) csak akkor indokolt sajtótájékoztatót tartani, ha projekt társadalmi jelentősége és a mondanivalónk fontossága, közérdekűsége alátámasztja azt, illetve ha a téma kapcsán nem csupán tájékoztatni szeretnénk a sajtó képviselőit, hanem a párbeszéd lehetőségét is fontosnak tartjuk a téma kapcsán.