Ugrás a tartalomhoz

Környezetmenedzsment

Dr. Szűcs Edit, Dr. Budai István, Matkó Andrea (2011)

A környezetközpontú irányítási rendszer auditálása

A környezetközpontú irányítási rendszer auditálása

A környezetvédelmi auditálás két formáját lehet megkülönböztetni (Kósi, 2006):

 eredményre irányuló audit (állapotfelmérés, átvilágítás, felülvizsgálat), melynek lényege annak vizsgálata, hogy egy adott vállalat (szervezet) egy meghatározott időpontban (a vizsgálat időszakában) mennyire felel meg a környezeti előírásoknak, elvárásoknak (statikus fogalom),
 rendszerorientált audit, amely a szervezet működése által eredményezett környezeti állapotának felmérése mellett kiterjed a környezetmenedzsment rendszer vizsgálatára is (dinamikus fogalom).

Az eredményre irányuló audit esetében a környezeti állapotfelmérésből adódó helyzetelemzéssel a cél a jelenlegi és a kívánt állapot összehasonlítása, illetve feladatok, célok kitűzése a kívánt állapot elérésére.

A rendszerorientált audit esetében a fentieken felül cél a környezetmenedzsment rendszer külső és belső változásokhoz való alkalmazkodási képességének, a környezeti teljesítmény javulásának a vizsgálata. A környezetmenedzsment rendszer dinamikája biztosítja, hogy a kívánt állapotnak idővel módosulnia kell. (Kósi, 2006)

A környezetközpontú irányítási rendszerek auditálásakor rendszerorientált auditról beszélhetünk.

Az auditáláshoz kapcsolódó legfontosabb fogalmak az ISO 9000:2005-ös szabvány alapján a következők:

 audit: auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek;
 objektív bizonyíték: valaminek a meglétét vagy a valóságnak való megfelelését alátámasztó adatok;
 auditprogram: egy meghatározott időtartamra tervezett, meghatározott célra irányuló audit vagy több audit együttese;
 auditkritériumok: előirányzatok, eljárások vagy követelmények összessége;
 auditbizonyíték: az auditkritériumokra vonatkozó, ellenőrizhető feljegyzések, ténymegállapítások vagy egyéb információ;
 az audit megállapításai: az összegyűjtött auditbizonyítékok és az auditkritériumok összehasonlító kiértékelésének eredménye;
 az audit következtetése: az auditnak az auditcsoport által, az audit céljainak és az audit valamennyi megállapításának figyelembevételével összeállított végeredménye;
 auditálás alatti szervezet: az a szervezet, amelyet auditálnak.

A környezetközpontú irányítási rendszereket a szervezetek legtöbbször együtt alkalmazzák a minőségirányítási rendszerekkel ezért a tanúsítási folyamatot is egyszerre célszerű elvégezni.

A különböző irányítási rendszerek tanúsítási folyamata a következő lépésekből áll:

 Felkészülés a tanúsításra: a szervezet az irányítási rendszerét kiépíti, elkészíti a dokumentációs rendszert, bevezeti, a munkatársaknak megtartja a szükséges képzéseket, majd a működés tesztelése után néhány hónappal belső auditot végez.
 A tanúsító szervezet felkérése: A különböző irányítási rendszerek tanúsítását vállaló cégeknek akkreditáltatniuk kell tevékenységüket. Az európai szabványosítás nemzetközi szervezete kidolgozta az EN 45012 sz. szabványt, amely a "Minőségügyi rendszerek tanúsítását irányító tanúsítási szervekre vonatkozó általános feltételek"-et tartalmazza. E szabvány – amely a környezetvédelmi irányítási rendszereket tanúsítókra is vonatkozik – részletezi, hogy milyen feltételek teljesülése esetén válhat egy cég tanúsító testületté. Többek között követelményeket támaszt a tanúsító testület adminisztratív és szervezeti felépítésével szemben, kötelezővé teszi a személyzet rendszeres képzését, valamint a dokumentáció és a változások ellenőrzését, és részletes utasításokat ad a tanúsítási és felügyeleti eljárásra vonatkozóan. Mindezeket az akkreditáló szervezet időszakosan ellenőrzi.
 A tanúsítás előkészítése: a tanúsítandó szervezet a tanúsító számára elküldi a Kézikönyvet és az Eljárások Kézikönyvét, hogy a tanúsító el tudja végezni a rendszerhez tartozó dokumentáció átvizsgálását.
 Tanúsítási audit: a tanúsítási audit során az auditor összeveti a dokumentációban leírt környezetvédelmi és/vagy minőségirányítási rendszert a vállalati gyakorlattal. Az auditor kitüntetett figyelmet szentel a leírt rendszer gyakorlati működésének és az irányítási rendszer teljesítményének, a dokumentációban megfogalmazott célokkal összefüggésben. Sikeres tanúsítási auditot követően a szervezet három évig érvényes tanúsítványt kap.
 Felülvizsgálati audit: A tanúsítvány három évig marad érvényben, ha a vállalat sikeresen szerepel az időszakos felülvizsgálati auditokon. A megfelelés feltétele, hogy nyilvánvalóvá váljék, hogy a KIR-rel javult a környezetvédelmi teljesítmény (gyakorlat), és hogy a leírt módszerek, illetve eljárások szerint dolgoznak.
 A tanúsítvány megújítása: a tanúsítvány érvényessége minden három évben meghosszabbítható, ha a vállalat sikerrel teljesíti az újabb tanúsítási auditot. A megújítást követően felülvizsgálati auditok továbbra is szükségesek.

A következő 5.1. táblázat összefoglalja azokat a szempontokat, kérdéseket, amelyek a tanúsítási audit során vizsgálandók.

5.1. táblázat - Audit kérdéslista

A szabványelem címe / Ellenőrzési kérdések
A vezetőség elkötelezettsége
A jogszabályi követelmények a cég működésében megvalósulnak-e?
Menedzsmentpolitika
Menedzsmentpolitika megfogalmazása megtörtént?
Menedzsmentpolitika tartalmazza az általános célkitűzéseket?
A menedzsmentpolitika jóváhagyott?
A menedzsmentpolitikában meghatározottakat az alkalmazottak ismerik?
A menedzsmentpolitikában szükséges módosítások rögzítésre kerültek?
Tartalmazza az elkötelezettséget a folyamatos javításra és a környezetszennyezés megelőzésére?
Tartalmazza az elkötelezettséget a jogszabályok betartására?
A menedzsmentpolitika oktatása megtörtént?
Menedzsmentcélok
Környezeti és MIR célok meghatározása megtörtént?
A célok jóváhagyottak?
A célok összhangban vannak a menedzsmentpolitikával?
A célok ismeretében a programok meghatározása megtörtént?
Az előző évi menedzsmentcélok teljesülésének felülvizsgálata megtörténik?
Felelősségi kör és hatáskör
A felelősségi és hatáskörök meghatározásra kerültek? Munkaköri leírások érvényesek?
A szervezeti és függelmi viszonyok meghatározása megtörtént?
A vezetőség képviselőjének kinevezése megtörtént?
Vezetőségi átvizsgálás
A minőségirányítási rendszer átvizsgálása megtörténik?
Az átvizsgálás kiterjedt-e a következőkre: belső felülvizsgálatok eredményeire, vevői visszajelzésekre, a folyamatok működésére, a helyesbítő és megelőző tevékenységek eredményeire, a korábbi vezetőségi értekezleteken meghatározottakra.
Emberi erőforrások, képzés, tudatosság, kompetencia
A cég alkalmazottainak képzése megtörténik?
Képzési terv készült?
A képzések a képzési tervnek megfelelően kerülnek végrehajtásra?
A szükséges végzettségekkel rendelkeznek az alkalmazottak?
A képzések hatékonyságának vizsgálata megtörténik?
A képzésekről készült feljegyzések megőrzése megtörténik?
Menedzsment politikai képzés dokumentálása megtörtént?
Tervezés
Környezeti tényezők és hatások meghatározása megtörtént?
A jelentős környezeti hatások szabályozása megvalósul?
A jogi követelmények teljesítésére vonatkozóan készült szabályozás?
Megfelelően történnek a raktározások?
Felkészülés és reagálás vészhelyzetekre
Rendelkezésre áll eljárás, amelyben a balesetek, vészhelyzetek bekövetkezése és megelőzése szabályozásra került?
Vevőközpontúság
Érzékelhető a vevőközpontúság a szolgáltatások végzése közben?
A vevővel kapcsolatos folyamatok
A vevő(k) által meghatározott követelmények rögzítésre kerülnek?
A vevői követelmények kielégítésére a cég alkalmas?
A szóbeli követelmények felülvizsgálata megtörténik?
A kiadott ajánlatok jóváhagyása megtörténik?
A vevői követelményekben történt módosítások kezelése szabályozott?
A módosítások dokumentálása megtörténik?
Beszerzés
A szolgáltatási folyamatokhoz történő beszerzések folyamata szabályozott?
A szállítók értékelésének folyamata szabályozott?
A beszerzési információ egyértelműen tartalmazza a beszerzendő termék egyértelmű leírását?
A hulladékot elszállító szállítók rendelkeznek a szükséges engedélyekkel?
Az engedélyek rendelkezésre állnak?
A szállítói szerződések módosítási folyamata szabályozott?
Főfolyamat
A szolgáltatási folyamatokhoz rendelkezésre állnak a megfelelő információk?
A szolgáltatási tevékenységek azonosítása szabályozott?
A vevői tulajdon kezelése szabályozott?
Az elkészített termékek állagának megőrzése biztosított?
A szolgáltatási folyamatok végzése közben az elvégzett ellenőrzések megtörténnek?
A szolgáltatás során a vevők által végzett ellenőrzések / jóváhagyások a szabályozásnak megfelelően megtörténnek?
A szolgáltatási folyamatok végzése szabályozott?
Figyelemmel kísérés és mérés
A vevők megelégedettségét a cég figyelemmel kíséri?
A menedzsmentirányítási rendszer felülvizsgálatát a cég tervezi?
A belső felülvizsgálatok tervszerűen kerülnek-e végrehajtásra?
A belső felülvizsgálaton történt eltérések rögzítése megtörténik?
A feltárt nem megfelelőségek érdekében a helyesbítő és megelőző tevékenységek meghatározása megtörténik?
A meghatározott feladatok végrehajtása megtörténik?
A belső auditot végző személy rendelkezik a szükséges (belső auditori) végzettséggel?
A nem megfelelő termékek kezelése szabályozott?
A nem megfelelő termék kezelése
A nem megfelelő termékek kezelése a szabályozásnak megfelelően történik?
Adatok elemzése
A cég működésével kapcsolatos adatok, információk elemzése megtörténik?
A szolgáltatási tevékenységekkel kapcsolatos információk elemzése megtörténik?
Fejlesztés / Ellenőrző és helyesbítő tevékenység
A minőségirányítási rendszer fejlesztése megvalósul-e a következő területeken: célok kitűzésekor, az auditok eredményei a rendszer fejlesztésekor előtérbe kerülnek, a helyesbítő és megelőző tevékenységek a rendszer fejlesztésére tartalmaznak információt?
A helyesbítő tevékenységek dokumentálása megtörténik?
A helyesbítő tevékenységek esetén meghatározásra kerülnek a tevékenységek, feladatok, felelősök? (stb.)

(forrás: saját tapasztat)